La rédaction d’emails professionnels en anglais n’est pas toujours une partie de plaisir, surtout lorsque notre niveau est limité. On perd généralement beaucoup de temps pour trouver les mots justes sans oublier le risque de transmettre le mauvais message ou de froisser son interlocuteur à cause de règles écrites non respectées. Gardez un tête qu’un email dans la langue de Shakespeare se construit de la même manière qu’en français : objet du mail, accroche, informations/requêtes, remerciements, conclusion.
Voici un lexique des essentiels pour rédiger un email professionnel rapidement et efficacement et vous en sortir haut la main dans vos échanges écrits sur la toile.

1. L’objet du mail

N’oubliez pas d’utiliser les bons mots anglais dans l’objet de votre email ! 

Request for information
Demande d’informations
Application
Candidature
Payment reminder
Rappel de paiement
Meeting
Rendez-vous

2. Salutations

Il est important d’assurer que vous utilisez le bon ton et un niveau de langage correspondant à votre relation avec le destinataire.

Vous ne connaissez pas le  nom du destinataire
To whom it may concern,
À qui de droit 
Dear Sir/ Madam,

Vous vous adressez à quelqu’un ayant une position hiérarchique supérieure ou au client
Dear Mr. Jones/ Mrs. Jones,
Good morning Mr. Jones/ Mrs. Jones,

Vous vous adressez à quelqu’un avec qui vous avez une relation professionnelle cordiale et suivie
Dear John,
Hello John,

3. Comment commencer un email

Prise de contact
Il est d’usage de commencer  votre email avec un petit mot personnel, par exemple: I hope you are well; I hope you had a good weekend; thank you for taking the time to speak with me on the phone the other day.

I hope you are well
J’espère que vous allez bien
I was given your name by…
Votre nom m’a été donné par…
I’m writing to you on behalf of…
Je vous écris au nom de…

Réponse à un email

Thank-you for your email
Merci pour votre email
Thank you for your prompt reply
Merci de votre retour rapide
Following your recent email
Faisant suite à votre récent email
Further to your last email
Suite à votre dernier email
Regarding your request for information
Suite à votre demande d’informations

L’objectif de l’email

I’m writing to let you know that…
Je vous écris pour vous informer que…
We regret to inform you that…
Nous sommes au regret de vous informer que…
I’m happy/delighted to inform you that…
Je suis ravie de vous informer que…
I am writing regarding…
Je me permets de vous écrire concernant…

4. Comment exprimer un objectif spécifique

Envoi d’une candidature

I’m writing regarding the job vacancy at [company name]
Je vous écris à propos de l’annonce pour le poste vacant
I would like to apply for the position of Community Manager
J’aimerais postuler au poste de community manager
I’m writing to you regarding the advertised post
Je vous écris en référence à l’annonce

Formulation d’une demande

Quand vous voulez poser une question ou faire une demande en anglais évitez d’utiliser le mot ‘can’. Il est plus poli de formuler votre demande en utilisant le conditionnel ‘could you’. Vous pouvez également rajouter des mots tels que ‘possibly’ ou ‘please’, par exemple, ‘could you possibly’ ou ‘please could you’.
Ne soyez pas trop direct en faisant en demande en anglais.

Could you possibly give me some information about…
Pourriez-vous me donner des informations sur
Would you be so kind as to…
Auriez-vous la gentillesse de….
I’d be very grateful if you could…
Je serais très reconnaissant si vous pouviez…
Could you please send me a quote?
J’aimerais recevoir un devis
I don’t understand some points, would you mind giving me more details about…
Il y a des points que je ne comprends pas, pourriez-vous m’envoyer plus de détails à propos de…

Relance
(Reminder) 

Could you please update me on the delivery date of my order #000?
Concernant ma commande n°000, pourriez-vous, svp, me donner des nouvelles concernant la date de livraison ?
I am writing because I am still to receive a response from you regarding…
Je me permets de vous écrire puisqu’à ce jour, je reste sans réponse concernant….

5. Ajouter des pièces jointes

Please find below…
Veuillez trouver ci-dessous….
Please find attached (a copy of your quote)
Je joins le devis/ Veuillez trouver ci-joint (le devis)
Please find attached some additional information on…
Je vous joins quelques documents informatifs concernant…

6. Comment conclure un email

Pensez à écrire un petit mot avant la dernière formule de politesse.

Please, do not hesitate to contact me for any further information
N’hésitez pas à me contacter pour des compléments d’informations
If you need any further assistance, please do contact me
En cas de besoin, contactez-moi
I look forward to hearing from you soon,
J’attends de vos nouvelles
Many thanks in advance for your help,
Merci d’avance pour votre réponse

7. Formules de politesse

Vous ne connaissez pas le  nom du destinataire
Yours faithfully,

Vous vous adressez à quelqu’un ayant une position hiérarchique supérieure ou à un client
Yours sincerely,
Kind regards,

Vous vous adressez à quelqu’un avec qui vous avez une relation professionnelle cordiale et suivie
Best wishes,
Kind regards,
Best,

Et voilà ! Vous aurez réussi à écrire un email professionnel en anglais ! Pour vous aider dans vos premières tentatives voici deux exemples des emails professionnels en anglais :

Exemples d’emails professionnels en anglais

RE: Meeting

Dear Claudia,

Thank- you for your prompt response and for taking the time to speak with me on the phone the other day.

I am happy to confirm that both Mr. Green and I will be available for a meeting on 17.09 at 10:30. We can discuss the details of the business plan then but I will ask Mr. Green to prepare some ideas corresponding to your aims in the meantime.

We look forward to welcoming you in our office in London,

Kind regards,

Claire

RE: Request for Information

Dear Sir/ Madam,

I am writing regarding the General English language course that you are offering. Could you possibly give me some more information on the content and structure of this course? I am interested in sending some of my employees on a language course abroad in order to improve their business English; do you offer any specific courses for this?

I would be grateful if you could send me a quote for three people who would be taking the course for two weeks along with some additional information on the course itself.

Many thanks in advance for your help.

Yours faithfully,

Jack Smith